Whistleblowing

PREMESSA

Nel Gruppo SOCIETE GENERALE (o “SG”) è attivo un sistema interno di segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni di norme disciplinanti il settore finanziario o altre condotte illecite (Whistleblowing).

Lo strumento WhistleB, descritto di seguito, è un canale globale attraverso il quale un utente (whistleblower) ha la possibilità di segnalare una particolare situazione di cui è venuto a conoscenza (es. non conformità rispetto alle regole che disciplinano le attività del Gruppo o agli standard etici previsti, o che potrebbe violare leggi e regolamenti applicabili).

CHI PUÒ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE?

In linea con le disposizioni Italiane previste dal D.Lgs. 24/2023, a partire dal 15 luglio 2023, viene ampliata la platea dei possibili segnalanti. Possono effettuare una segnalazione whistleblowing:

• i lavoratori dipendenti (inclusi i dipendenti esterni e occasionali) e i lavoratori autonomi che svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo;
• amministratori e gli azionisti (persone fisiche);
• i titolari di un rapporto di collaborazione professionale di cui all’articolo 409 c.p.c. (ad esempio, rapporto di agenzia);
• qualsiasi fornitore di servizi con cui esista un rapporto commerciale consolidato (subappaltatori, fornitori, ecc.);
• i liberi professionisti e i consulenti che svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo;
• i volontari e i tirocinanti (retribuiti e non retribuiti).

Il processo Whistleblowing, che integra gli altri sistemi e processi di segnalazione attivi in Azienda, consente di segnalare con la massima garanzia di riservatezza, violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di SG Factoring e delle Società del Gruppo di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, o sulla base della relazione giuridico-economica intercorrente con il Gruppo, tutelando il segnalante da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.

Si precisa che il canale Whistleblowing non è destinato alla ricezione di reclami inoltrati da clienti o richieste di natura operativa/commerciale, nonché contestazioni, rivendicazioni o istanze legate ad un interesse di carattere personale ovvero aventi ad oggetto questioni interpersonali.Per beneficiare dello status di protezione di whistleblower, la persona che effettua la segnalazione deve:

• agire in buona fede e in modo responsabile;
• non aspettarsi una contropartita finanziaria diretta per la segnalazione;
• segnalare fatti che rientrino nell'ambito del whistleblowing.

QUALI FATTI POSSONO ESSERE SEGNALATI?

 I comportamenti illegittimi segnalati possono riguardare situazioni e comportamenti relativi a:

• la violazione di una norma di legge;
• una minaccia o un danno ad un interesse pubblico;
• una condotta contraria al Codice di Condotta del Gruppo SG.

In tal senso, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la segnalazione può riguardare azioni od omissioni che siano:

• penalmente rilevanti e punite come tali dal Codice Penale (es. corruzione, riciclaggio, finanziamento del terrorismo, abuso d’ufficio, furto, truffa, frodi, ecc.);
• poste in essere in violazione di quanto previsto dal D. Lgs. 231/01, di eventuali Codici di comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale alla Società;

• suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti o di arrecare un danno all’ambiente.

COME EFFETTUARE LE SEGNALAZIONI?

Canali interni al Gruppo SG

La segnalazione deve contenere una circostanziata descrizione dei fatti e dei comportamenti considerati in contrasto con la normativa indicando, ove possibile, anche i documenti, le regole che si considerano violate e gli altri riscontri utili a condurre l’accertamento sui fatti contestati.

L'informatore può effettuare la segnalazione identificandosi o rimanendo anonimo, anche se la rinuncia all'anonimato può facilitare alcune indagini e fornire alcune misure di protezione per l'informatore.

Nel caso in cui il segnalante decida di non presentare la propria segnalazione in forma anonima o di rinunciare all'anonimato, accetta che le informazioni relative alla sua identità possano essere comunicate alla casa madre, rappresentata dal reparto Compliance e Risorse Umane autorizzato a gestire le segnalazioni.

Il diritto di segnalazione può essere esercitato mediante le seguenti modalità:

canali per i dipendenti:

Utilizzando una linea di segnalazione diretta, rivolgendosi al proprio responsabile, o indiretta, informando l’ufficio Risorse umane oppure direttamente il Responsabile Compliance locale.

canali per i dipendenti e soggetti esterni:

Informando direttamente il Responsabile Compliance di Gruppo attraverso l’applicativo whistleblowing di Gruppo (“WBT”), al seguente link: https://report.whistleb.com/it/societegenerale.  

Si tratta di una piattaforma web sicura che assicura la protezione dei dati personali e condizioni di massima riservatezza.

In caso di utilizzo dell’applicativo WBT, il Responsabile Compliance locale viene prontamente informato dal Gruppo di lavoro appositamente istituito da casa madre (Gruppo di Lavoro Whistleblowing) garantendo che le vostre informazioni  e i dati trasmessi saranno trattati dalla Società in qualità di Titolare del trattamento per la relativa gestione, e saranno conservati non oltre 5 anni dall’esito finale della procedura, così come previsto ai sensi del GDPR (General Data Protection Regulation - Regolamento UE 2016/679)[1].

CANALI ESTERNI al Gruppo SG

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare i canali interni e, al ricorrere di determinate condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna direttamente alle Autorità competenti.

É possibile effettuare una segnalazione esterna, per l’Italia, all’Autorità Nazionale AntiCorruzione (ANAC), se ricorre, al momento della sua presentazione, una delle seguenti condizioni:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla normativa esterna;
• ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito, dove per seguito si intende l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
• ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne all’ANAC possono essere effettuate secondo le modalità previste sul sito istituzionale dell’ente.

Infine, la normativa, prevede, come ultimo canale di segnalazione la “divulgazione pubblica”. In particolare la persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dalla normativa se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, e non è stato dato riscontro;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna.

Si evidenzia che il ricorso, in buona fede, alla segnalazione Whistleblowing non darà luogo a sanzioni disciplinari nei  confronti del segnalante, anche se i fatti dovessero risultare inesatti. Qualora il segnalante ritenga di essere oggetto di  ritorsioni, può inviare una nuova segnalazione secondo le modalità precedentemente illustrate.

 Si precisa, invece, che l’abuso di tale strumento (segnalazioni in malafede, etc.) può comportare la notifica del segnalante e l’irrogazione di sanzioni (anche di natura disciplinare). Pertanto, il segnalante può non beneficiare della protezione prevista dalle presenti disposizioni.